Racławice - raclawice.pl

Zamawiający:

Stowarzyszenie na Rzecz Dialogu Współpracy i Rozwoju – Racławice,
Racławice 15, 32-222 Racławice
NIP 659 151 42 82,
REGON 120711290
tel. 41 38 44 016, 507 747 551, fax 41 38 44 043
email: stow.raclawice@wp.pl

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Stowarzyszenie na Rzecz Dialogu Współpracy i Rozwoju – Racławice zaprasza do składania ofert na wynajem placu na zorganizowanie obsługi gastronomicznej i handlowej oraz wynajem placu na zorganizowanie i usytuowanie wesołego miasteczka podczas imprezy plenerowej Folk Festiwal Racławice - Wybory Chłopa Roku 2023.

Będzie to impreza plenerowa, która odbędzie się w m. Janowiczki, na Błoniach Racławickich, w dniu 27-28 maja 2023r.

Przedmiot zamówienia obejmuje:

CZĘŚĆ I

1) Wynajem placu na zorganizowanie obsługi gastronomicznej i handlowej dla:

a) punktów handlowych w zakresie „małej gastronomii” (dania gorące z grilla/rożna, fast food, gofry, lody, popcorn, wata cukrowa, napoje, napoje, itp). Punkty gastronomiczne powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy.

Organizator oczekuje podania proponowanej liczby punktów gastronomicznych i szczegółowego opisu proponowanych działań.

b) ogródków piwnych z ławami oraz parasolami i namiotami dla minimum 1000 miejsc siedzących.

Organizator oczekuje podania liczby dystrybutorów, miejsc do siedzenia
i stołów.

c) zapewnienia namiotów zapewniających schronienie w przypadku złej pogody.

Uwaga ! Sprzedaż napojów, piwa oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych ! Organizacja gastronomii, szczególnie w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych powinna być zgodna z ustawą z dnia 20.03.2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.

Uwaga! Oferent powinien posiadać własny agregat prądotwórczy !

2) Zapewnienia stoisk z artykułami przemysłowymi, zabawkami, balonami itp.- lista punktów handlowych przedstawiona Zamawiającemu do dnia 15.05.2023r. do akceptacji

3) Zapewnienia nieodpłatnie zamawiającemu 200 zestawów bloczków żywieniowych (piwo lub napój i danie obiadowe np. danie mięsne + ziemniaki (frytki) + zestaw surówek) na potrzeby organizacji imprezy- wybrany zestaw w dniu 27.05.2023r. do akceptacji. Odbiór zestawów w dniu 28.05.2023r.

4) zorganizowanie konkursu dla publiczności typu „najszybsze zjedzenie 10 hot - dogów”, jedzenie pączków na czas itp. - propozycja od Wykonawcy – do uzgodnienia jeśli będzie taka potrzeba

2. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia:

1) Wybrany przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania odrębnego zezwolenia na jednorazową sprzedaż i podawanie piwa oraz napojów alkoholowych o zawartości alkoholu do 3,5% w Urzędzie Gminy Racławice.

2) Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów Wykonawca ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.

3) Wykonawca zapewnia we własnym zakresie okablowanie do miejsca
z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkomtechniczno-elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoiska podczas trwania imprezy - zapewnienie agregatu prądotwórczego po stronie Wykonawcy.

4) Do Wykonawcy należy utrzymanie stoisk i terenu przeznaczonego na działalność handlowo-gastronomiczną w stałym porządku – odpowiedzialność także przed takimi służbami jak np. SANEPID

Zasilanie wody we własnym zakresie.

Wymagana jest kaucja w wysokości 1000zł dotycząca pozostawienia placu
w takim stanie w jakim został przekazany- wpłata kaucji do dnia 15.05.2023r.

W dniu 29.05.2023r. do godziny 10.00 wynajmowany plac powinien zostać oddany Zamawiającemu w stanie w jakim został przekazany, tj. posprzątany oraz pozbawiony sprzętu i akcesoriów. Po pozytywnych ustaleniach obu Stron kaucja zostaje zwrócona.

CZĘŚĆ II

1) Wynajem placu na zorganizowanie i usytuowanie wesołego miasteczka:

a) zapewnienie „Wesołego miasteczka” z jak największą liczbą atrakcji dla dzieci dorosłych- MIN 9 urządzeń z wymienionych poniżej:

- Karuzela „Młot”,

- Autodrom hydrauliczny,

- Karuzela łańcuchowa Gigant,

- Kolejka górska,

- Ściana emocji „Crazy Dance”(Ławka),

- Karuzela „Twister-Parasolki”,

- Karuzela filiżanki,

- Karuzela „Pająk” – hydrauliczna,

- Kolejka „Safari”,

- Kolejka „Aladyn”,

- Struktury dmuchane,

- Karuzele z figurami,

- Karuzela łańcuchowa dziecięca,

- Strzelnice, Puszkarnie, Loterie,

- Trampolina Eurobangi,

- kule wodne.

Dopuszcza się tożsame urządzenia o innych nazwach. Do ofert, która składana jest elektronicznie proszę dołączyć zdjęcia poszczególnych urządzeń, w wersji papierowej proszę dołączyć wydrukowane zdjęcia tych urządzeń.

b) zapewnienie nieodpłatnie Zamawiającemu 200 biletów – wejściówek

c) w zamówieniu mogą wziąć udział wszystkie osoby i podmioty, posiadające wymagane prawem uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej /prowadzenie wesołego miasteczka/.

Urządzenia powinny posiadać aktualne atesty i opinie techniczne – przy podpisaniu umowy dokumenty obowiązkowo do wglądu oraz pozostawienie kserokopii.

d) zapewnienie i zorganizowanie konkursu dla kandydatów do tytułu Chłopa Roku -„byk rodeo” oraz innego konkursu dla publiczności - propozycja od Wykonawcy - jeśli będzie taka potrzeba

2. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia:

Wykonawca zapewnia we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkom techniczno-elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoiska podczas trwania imprezy- zapewnienie agregatu prądotwórczego po stronie Wykonawcy.

Do Wykonawcy należy utrzymanie stoisk i terenu przeznaczonego na działalność wesołego miasteczka w stałym porządku – odpowiedzialność także przed takimi służbami jak np. SANEPID

Zasilanie wody we własnym zakresie.

Wymagana jest kaucja w wysokości 1000zł dotycząca pozostawienia placu w takim stanie w jakim został przekazany- wpłata kaucji do dnia 15.05.2023r.

W dniu 29.05.2023r. do godziny 10.00 wynajmowany plac powinien zostać oddany Zamawiającemu w stanie w jakim został przekazany, tj. posprzątany oraz pozbawiony sprzętu i akcesoriów. Po pozytywnych ustaleniach obu Stron kaucja zostaje zwrócona.

Dotyczy obu części:

3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

Zamawiający zastrzega sobie ustawienie:

- pięciu stoisk KGW z lokalnymi produktami gastronomicznymi, dodatkowo
w tym w dwóch stoiskach będzie popcorn oraz wata, w jednym tradycyjne lody oraz w trzech grill (max do godz. 19.00),

- pięciu stoisk z artykułami spożywczym regionalnymi

oraz stoisk z rękodziełem, stoisk firm i instytucji współpracujących z Zamawiającym przy organizacji imprezy a dotyczących działalności okołorolniczej.

4. Warunki udziału w postępowaniu i sposób dokonania oceny spełnienia tych warunków:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:

1) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania:

Ocena spełnienia powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Wykonawcy.

2) Posiadania wiedzy i doświadczenia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej dwa zamówienia w zakresie przeprowadzenia obsługi imprez plenerowych w zakresie dotyczącej konkretnej części.

Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego wykazu wykonanych (wykonywanych) przez wykonawcę usług oraz przedłoży dowody dotyczące wskazanych usług, określające czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są: - poświadczenie, - oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej.

3) Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Wykonawcy

4) Sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Wykonawcy.

5. Wykaz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków w postępowaniu:

1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu pkt 1,3,4.
2. Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług.
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

6. Termin wykonania zamówienia:

Realizacja zamówienia będzie się odbywać w dniu: 27-28.05.2023r. w godz. odpowiednio 16.00-24.00, 10.00 – 24.00.

7. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

• najwyższa cena jaką oferuje Wykonawca – 95 pkt
• zaproponowane menu – 3 pkt
• różnorodność oferty - dodatkowe atrakcje poza wymagane minimum, ilość i jakość stoisk – 2 pkt

Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, który spełniając warunki określone w zapytaniu ofertowym uzyska największą liczbę punktów (suma punktów uzyskanych ww. kryteriach). Maksymalna łączna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca wynosi – 100 pkt.

8. Opis sposobu obliczenia ceny:

1. Wykonawca sporządza wycenę w oparciu o własną, opartą na rachunku ekonomicznym, kalkulację ceny z uwzględnieniem informacji zawartych w zapytaniu ofertowym.
2. Zaproponowana przez Wykonawcę kwota brutto za wyłączność obsługi gastronomicznej i handlowej oraz za usytuowanie wesołego miasteczka zostanie wpłacona na wskazane w umowie konto do 15.05.2023. (faktura wystawiona przez Zamawiającego – kwota netto = kwocie brutto).
3. Jeżeli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen niższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

9. Opis sposobu przygotowania oferty oraz miejsce i termin ich składania:

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oferta wraz z załącznikami winna być sporządzona w j. polskim i musi mieć formę pisemną.
3. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych przez Zamawiającego.
4. Ofertę stanowi prawidłowo wypełniony Formularz ofertowy wraz z załącznikami.
5. Formularz ofertowy należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1.
6. Oferta musi być podpisana przez osobę / osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Uprawnienie osoby / osób podpisujących ofertę, do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów załączonych do oferty.
7. Ofertę należy złożyć osobiście bądź pocztą tradycyjną lub kurierską w formie pisemnej w zaklejonej kopercie z dopiskiem „Wynajem placu na zorganizowanie obsługi gastronomicznej i handlowej, Wynajem placu na zorganizowanie i usytuowanie wesołego miasteczka podczas imprezy plenerowej Folk Festiwal Racławice - Wybory Chłopa Roku 2023 w dniach 27-28.05.2023” na adres: Stowarzyszenie na Rzecz Dialogu Współpracy i Rozwoju – Racławice, sekretariat Urzędu Gminy w Racławicach, Racławice 15, 32-222 Racławice lub na adres email: stow.raclawice@wp.pl – skan oferty wraz z załącznikami
8. Termin składania ofert: do dnia 31 marca 2023r., do godz. 14.00.
9. Liczy się data wpływu oferty do Zamawiającego, także wpływ e-mailem. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za otrzymanie maila w formie np. SPAM, proszę potwierdzać przesłanie oferty drogą elektroniczną.

10. Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowaniu:

1. Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosował będzie wyłącznie zasady i kryteria określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.
3. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty.
4. Zamawiający zastrzega sobie nie dokonania wyboru bez podania przyczyny.
5. Miejsce i termin podpisania umowy, zostaną wskazane Wykonawcy, w odrębnym piśmie.

11. Uprawniony do kontaktów:

Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:

Małgorzata Sadowniczyk tel. 41 38 44 016, 507 747 551,

email: stow.raclawice@wp.pl

12. Informacje dodatkowe:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn.

Gwiazdą wieczoru będą: zespół w dniu 27.05.2023r. – POGWIZDANI i zespół w dniu 28.05.2023r,. JORRGUS.

13. Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu.
3. Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług.
4. Inne wymagane załączniki